Jak zvýšit efektivitu Týdenních rozhovorů v obchodním týmu

Motto: „Stejnou cestou k jinému výsledku nedojdeš.“

Dnes mám pro vás jeden konkrétní příběh ze života firmy, se kterou již 5 let intenzivně spolupracuji. Cílem naší spolupráce bylo nastavení systému řízení, který je dnes funkční a každoročně ho zlepšujeme.

Jednou ze strategických oblastí pro letošní rok bylo zaměřit se na zlepšení kvality manažerských aktivit. Konkrétně na tzv. Týdenní rozhovory, které v této společnosti probíhají každé pondělí mezi manažery a jednotlivými obchodníky. Cílem těchto rozhovorů je vyhodnotit výsledky a aktivity uplynulého týdne a stanovit si priority, cíle a posun v obchodních případech v aktuálním týdnu.
Společnost za posledních 5 let několikanásobně zvětšila svůj obrat i počet zaměstnanců. Při takových změnách je nutné ošetřit nejen organizační strukturu, ale i energii manažerů. Ti se dostávali čím dál častěji do stavů přepracovanosti a úbytku času potřebného na regeneraci sil.

V polovině února jsem se formou náslechů k pondělním rozhovorům připojila s cílem ověřit současný stav a najít příležitosti ke zlepšení. Hodnocení prvních rozhovorů: manažeři byli zdravě zvědaví, vyčetli z přehledných tabulek potřebná čísla, kladli obchodníkům správné otázky a sumarizovali. Zdánlivě dokonalé, ale vyčerpávající. Délka jednoho rozhovoru byla cca 40 – 50 minut. Pokud máte 5 podřízených, strávíte půl dne vyhodnocením minulého týdne a definováním priorit na daný týden. Hledali jsme cestu, jak tento rozhovor zefektivnit. Našli jsme relativně jednoduché řešení. Mírně jsme upravili strukturu rozhovorů a otočili jsme role. Manažeři na poradě představili obchodníkům pozměněné zadání a požádali je o důslednou přípravu podkladů. Náslechy u rozhovorů pokračovaly dál.

Do toho přišla situace s koronavirem. Uvědomili jsme si, že bylo fajn, že revize této aktivity přišla včas, protože to pomohlo lépe zvládnout změny v práci obchodního týmu. Detailní přehled o portfoliu každého obchodníka a konkrétních aktivitách byl víc než na místě.

Výsledek z náslechů z posledních rozhovorů tento týden: obchodníci jsou připraveni předat informace svému manažerovi dle struktury postupu, mají přehled o svých číslech, obchodních případech, zákaznících i prioritách. Průměrná délka rozhovoru s jedním obchodníkem byla 13 minut (včetně sdílení našich radostí v dnešní době).

Jaké jsou reakce dvou manažerů na výsledek této relativně malé změny v systému řízení týmu?

Honza: Po zefektivnění týdenních rozhovorů jsem se na ně začal zase těšit. Nejedná se o 5 dlouhých hodin „pátrání“, ale o hodinový report, na jehož základě se dají stanovit jasné priority pro jednotlivé obchodníky na aktuální týden. Velkým pozitivem je, že příprava nutí obchodníka pracovat se svými čísly na týdenní bázi a zamyslet se nad
plněním targetu.

Martin: Nejdůležitější změna je pro mě vtažení kolegů do hodnocení vlastní práce, protože jako první je nehodnotím já, ale hodnotí během přípravy nejdříve sami sebe. Tím pádem jsme
v samotném rozhovoru myšlenkově o krok napřed a můžeme se věnovat tomu podstatnému. Zároveň je celý rozhovor rychlejší i jednodušší na přípravu, takže efektivnější.

0 odpovědí

Napište komentář

Chcete něco napsat?
Napište něco diskuze.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *